5. Griffier

Algemeen

De Hoofdgriffier en Assistent-griffiers, gekozen door de Hoofdmannen/Hoofdvrouwen onder de gildeleden of buiten elke gilde om, worden benoemd voor een termijn van vijf jaar of minder. De gewone verkiezing gebeurt, na de openstelling, in de voorjaarsvergadering in de jaren voorzien in het schema van de verkiezingsdata. Behalve bij nieuwe verkiezingen kan, bij gebrek aan kandidaten, de functie voor de aftredende personen verlengd worden met een nieuwe termijn van vijf jaar na goedkeuring door de Raad der Hoofdmannen en -vrouwen.

Hun kandidaturen worden schriftelijk voorgedragen door de Wet of door een opperdeken. Mogelijke kandidaten kunnen zich bij hen aanmelden. De kandidaten moeten de moderne communicatiemiddelen kennen en kunnen gebruiken. De Wet kan hiervoor een profiel opstellen.

Bij hun aanstelling ontvangen de Hoofdgriffier, zowel als de Assistent-griffiers, de sluier als teken van hun waardigheid. Deze sluier moet bij ontslag, overlijden of ontzetting, terug aan de Wet worden overgedragen.

De Hoofdgriffier wordt bijgestaan door Assistent-griffiers. De opdrachten zijn verdeeld als volgt:

De Hoofdgriffier

  • Als lid dagelijks bestuur: mee voorbereiden wets- en algemene vergaderingen
  • Opstellen uitnodigingen aan betrokken leden, opmaken verslagen vergaderingen
  • Bijhouden verslagen van de verschillende werkgroepen
  • Voldoende kennis bezitten van de computerprogramma's, beschikken over een digitale bereikbaarheid, beheren en onderhouden van alle bestanden op voorziene externe harde schijf
  • Opvolgen en bijhouden van de inventarisatie en de evaluatie ervan
  • Coördinatie van alle briefwisseling; verstrekken deskundig advies en inlichtingen
  • Lid redactieraad De Knaap: bijhouden verslagen en afspraken
  • Bewaren van "het Groot Zegel”
  • De HGK vertegenwoordigen bij:
    • de Noord Brabantse Federatie van Schuttersgilden
    • De Hoge Gilderaad van Brabant
    • Confederatie van Historische Schuttersgilden van Antwerpen 
    • Federatie van Vlaamse Historische Schuttersgilden
    • Commissie van het Oud Hertogdom Brabant bij de voorbereidingen van de congressen
    • Volkskunde Vlaanderen als medevertegenwoordiger in de algemene vergadering

Assistent-griffier "Ledenbestand"

  • Opmaken en voorbereiden van de jaarlijkse staten, verzamelen, verwerken en verdelen van de ingekomen formulieren naar de juiste personen.
  • Bijhouden van het ledenbestand en bijhouden van alle wijzigingen betreffende leden, functies, overledenen, adressen en mailings.
  • Beheren van de aanvragen voor lidkaarten en uitschrijven van lidkaarten voor nieuwe leden; gildepassen worden 2 maal per jaar verwerkt, namelijk juist voor de najaarsvergadering en op 1 mei.
  • Bijhouden en beheren adressenlijsten van De Wet, Hoofdmannen/Hoofdvrouwen, koningen, keizers, griffiers, penningmeesters en mailingadressen.
  • Bijhouden ledenlijst HGK
  • Na goedkeuring door de Wet van de lijst van vereremerkten: aanmaken diploma's en ter ondertekening voorleggen aan bevoegde wethouders
  • Het digitaal ter beschikking stellen van de adressenbestanden aan alle leden van de Wet

De Assistent-griffier “Coördinatie Landjuweelcyclus”

Hij zorgt voor de coördinatie van Gildefeesten, schietspelen, landjuwelen en juryledenbestand:
  • Opmaken computerprogramma's en onderhouden bestanden m.b.t. gildefeesten, schietspelen en landjuwelen; deze ter beschikking stellen van inrichters.
  • Beheren en bijhouden lijsten van juryleden en restaurateurs van gildebezittingen, administratie met de juryleden.
  • Beheren puntensysteem, stand voor het landjuweel, reglementen en draaiboek voor de gildefeesten, schietspelen en landjuwelen
  • De hulpgriffier kan een beroep doen op de keizers van de HGK en vertegenwoordigers organiserende gilde. Gemaakte onkosten zullen aan de penningmeester ter betaling worden voorgelegd.

De Assistent-griffier “Werkingsbeheer”

  • de coördinatie van het feest ten voordele van de Andersvaliden;
  • de regeling van het feest van de Papegaai en de Orde van Trouw;
  • het beheer van de werkingsstaten van de aangesloten gilden
  • voorzitter werkgroep Feestelijkheden.

Historische schets

Een nauwgezet griffier is een absolute noodzakelijkheid voor het goed functioneren van een vereniging. Het verwonderde dan ook niemand dat bij de oprichting van de Hoge Gildenraad der Kempen Jozef Ernalsteen tot griffier werd aangesteld. Hij had zijn sporen reeds verdiend als jarenlange secretaris van de Kempische Congressen. Met hart en ziel nam hij zijn taak op. Schrijven van brieven, opstellen van verslagen in een ongeëvenaard mooi handschrift, briefwisseling met de gilden en officiële instanties, dat was zijn taak.

Toen in 1968 opperhoofdman A. De Vos ontslag nam werd J. Ernalsteen als zijn opvolger aangeduid.

Als nieuwe griffier werd E. Van Autenboer gekozen. Sinds 1959 zetelde hij in de keurraad der gildenfeesten. Aangesteld als opperhoofdman werd zijn plaats ingenomen door A. Lefebure uit Herentals (1980). Deze werkte gestadig door: het is bij benadering moeilijk te schatten hoeveel bladen hij heeft volgeschreven tot hij in 1989 onverwacht ontslag indiende. Hij werd opgevolgd door Em. Bolckmans (Rijkevorsel) die wegens ambtsbezigheden moest afzien van de functie. Zijn plaats werd ingenomen door Fons Cruysberghs, (1944-2000) hoofdman van de Sint-Sebastiaansgilde uit Essen. Zijn ijver was zo groot dat zijn hart het begaf. Er werd koortsachtig gezocht naar een nieuwe griffier. De redder in nood werd W. Druyts (Wortel) die reeds griffier van het Verbond der Sint-Jorisgilden was. Ook hij moest later noodgedwongen zijn ontslag indienen.

Vic Dionys (Kasterlee), opperkoning van de handboog, was bereid als dienstdoende griffier (2001) de lopende zaken verder af te handelen. Op 21 oktober 2001 werd hij door de Raad der Hoofdmannen definitief aangesteld. Om zijn omvangrijke taak te verlichten kreeg hij hulp: twee hulpgriffiers (18 februari 2001) en later nog een derde.

Erelijst van Griffiers van de Hoge Gilderaad der Kempen

  • J. Ernalsteen (1952-1969)
  • E. Van Autenboer (1968-1978)
  • A. Lefebure (1980-1989)
  • Em. Bolckmans (1989-1996)
  • A. Cruysberghs (1997-2000)
  • W. Druyts (2000-2001)
  • V. Dionys (2001-...)